Meistern Sie Ihr Vertragsmanagement und Beteiligungsmanagement in 2025

Vertragsflut und Beteiligungskomplexität: So meistern Rechtsabteilungen den Alltag

Rechtsabteilungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung zentraler Geschäftsprozesse. Vertragsmanagement (81 %) und Entity Management (71 %) gehören zu den wichtigsten Aufgabenbereichen in Unternehmen. Das Volumen der verwalteten Verträge variiert je nach Teamgröße erheblich. So geben 29 % der Befragten beispielsweise an, jährlich 100 bis 500 Verträge zu bearbeiten. Allein arbeitende Unternehmensjurist:innen bearbeiten weniger als 500 Verträge pro Jahr (84 %), während 79 % der großen Rechtsabteilungen mit mehr als 50 Mitarbeitenden jährlich über 5.000 Verträge verwalten.
Was das Beteiligungsmanagement angeht, so betreuen die meisten Rechtsabteilungen relativ einfache Strukturen: 53 % verwalten zwischen 1 und 10 juristische Personen. Für 15 % steigt die Komplexität jedoch erheblich, da sie für die Verwaltung von über 100 juristischen Personen zuständig sind.

Effiziente Praktiken in diesen Bereichen sind ausschlaggebend für die Minderung von Risiken, die Einhaltung von Vorschriften und das Wachstum des Unternehmens.

Die wichtigsten Herausforderungen für Rechtsabteilungen im Jahr 2025

Die Benchmarkstudie 2025 bietet faszinierende Einblicke in die Herausforderungen, mit denen Rechtsabteilungen, bspw. beim  Vertragsmanagement oder der Einführung von Legal Tech, konfrontiert sind. Die Ergebnisse zeigen Folgendes:

Herausforderungen im Entity Management

1. Mangelnde Transparenz (60%)
   Mangelnde Transparenz (60%) ist die häufigste Herausforderung im Vertragsmanagement. Die Befragten sind nicht immer in der Lage, Vertragsdaten wie Verlängerungsdaten oder KPIs nachzuverfolgen. Ohne geeignete Tools wird dies zu einer zeitraubenden Aufgabe, die Unternehmen anfällig für Vertragsrisiken macht.
2. Standardisierung
   Mehr als die Hälfte der Befragten (52 %) gab an, dass es in ihrem Unternehmen keine standardisierten Prozesse für das Contract-Lifecycle-Management  (CLM) gibt, was zu inkonsistenten Arbeitsabläufen führt.
3. Vertragsverlust
   Verlegte oder fehlende Verträge sind für fast die Hälfte der Befragten (49 %) ein wiederkehrendes Problem, das Risiken für die Compliance und die Kundenbeziehungen mit sich bringt.
4. Einsatz von CLM-Software
   Während 42 % der Teams mittlerweile CLM-Software einsetzen (gegenüber 33 % im Vorjahr), ist die Akzeptanz in kleineren Teams geringer. Nur 16 % der allein arbeitenden Unternehmensjurist:innen nutzen CLM-Software, während dies bei fast der Hälfte der Teams mit 2 bis 5 Mitgliedern und bei 71 % der Teams mit mehr als 50 Mitarbeitenden der Fall ist.

Herausforderungen im Entity Management

1. Abhängigkeit von gemeinsamen Laufwerken
   Etwa 30 % der Rechtsabteilungen sind nach wie vor auf gemeinsam genutzte Laufwerke für Unternehmensdaten angewiesen, was zu Ineffizienzen und Fehlern bei Audits oder Compliance-Prüfungen führen kann.
2. Budgetbeschränkungen
   Während einige Teams Entity-Management-Software einführen, geben 34 % der Befragten an, dass sie über keine speziellen Budgets für Legal Tech verfügen. Dies kann ein Hindernis für die Anschaffung einer entsprechenden Lösung darstellen.

Mit Technologie zum Erfolg: So optimieren Sie Ihre rechtlichen Prozesse

• Metriken verfolgen und Transparenz steigern
  Verwenden Sie CLM-Tools, um vertragliche Kennzahlen (KPIs) wie Bearbeitungszeit, Verlängerungsrate und Risiken zu verfolgen. Mithilfe von Dashboards und Analysen können Rechtsabteilungen den Entscheidungsträgern im Unternehmen klare Einblicke liefern. Erfahren Sie hier mehr.
• Prozesse automatisieren
  Tools wie Legisway ermöglichen die Automatisierung von Dokumenten mithilfe von Templates. Dadurch wird die Zeit für die Vertragserstellung reduziert und Konsistenz gewährleistet. Bedingte Logik und integrierte Workflows vereinfachen Verhandlungs- und Genehmigungszyklen.
• Compliance-Risiken reduzieren
  Entity Management Plattformen helfen Ihnen dabei, Aufzeichnungen zu zentralisieren – von Compliance-Unterlagen bis hin zu Aktionärsdaten. So sind Sie jederzeit für Audits gerüstet. Verhindern Sie verpasste Fristen und Terminüberschreitungen durch atomatische Erinnerungen. Entdecken Sie hier alle Funktionen des Beteiligungsmanagements.
• Auf strategische Werte fokussieren
  Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Rechtsabteilungen mehr Zeit für strategische Beratung aufwenden und das Unternehmen durch fundierte Entscheidungen stärken.
  
   

Wichtigste Erkenntnisse

Die Benchmarkstudie unterstreicht die dringende Notwendigkeit für Rechtsabteilungen, ihren Ansatz für das Vertrags- und Beteiligungsmanagement zu modernisieren. Angesichts steigender Arbeitsbelastung und knapper Budgets müssen Rechtsabteilungen so effizient wie möglich arbeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies bedeutet:

	Investitionen in CLM-Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und zur Gewährleistung der Compliance.
	Umstellung auf strukturierte Entity Management Tools, um die Datentransparenz und das Reporting zu verbessern.
	Abstimmung der Budgets auf die Ziele der digitalen Transformation, um auch für kleinere Teams die richtigen Tools bereitzustellen.

Mit diesen Maßnahmen kann Ihre  Rechtsabteilung Risiken reduzieren, Zeit sparen und strategische Chancen erschließen – so entsteht ein Mehrwert für Ihr Unternehmen.